Nada mais comum em qualquer empresa do que ter diversas planilhas diferentes, uma em cada setor, com praticamente as mesmas informações dos clientes. E muitas vezes, uma área não sabe o que a outra está fazendo. Uma falha clássica de processo que pode atrapalhar muito as vendas e o fortalecimento da marca no mercado.

É crucial para a saúde das vendas que a base de informações seja única, centralizada e constantemente atualizada. Leia este post até o final e aprenda dicas fantásticas para obter o melhor cadastro de clientes para a sua empresa.

Como realizar um cadastro de clientes efetivo?

Centralize as fontes de cadastro em uma única planilha

O primeiro passo é conversar com todos os departamentos e capturar todas as planilhas e base de dados de clientes que eles possuam. Deixe claro que as informações serão consolidadas em um único lugar, todos terão acesso e as atualizações deverão ser feitas nessa planilha centralizada.

Um dos maiores desconfortos causados por esse excesso de planilhas, além do custo do retrabalho entre as equipes, é a empresa realizar ligações ao cliente diversas vezes ao dia, ofertando ou solicitando informações diferentes. Não deixe os colaboradores cometerem esse erro!

Realize o tratamento dos dados

Com os dados centralizados, não se esqueça de facilitar o trabalho à equipe: estruture a base de dados. Algo de extrema importância é a padronização. Dessa forma, veja o que você precisa fazer:

• procure por dados duplicados e trate-os — excluindo ou mesclando a informação;

• padronize os campos, formatando listas para a UF, cidade e bairro, por exemplo;

• formate os campos, definindo se é texto ou número e o tamanho máximo do registro;

• defina o ciclo de vida ou a jornada do cliente. Muito útil para identificar qual setor é o responsável pelo cliente no momento;

• segmente os clientes, dividindo-os de acordo com o seu negócio. Como separar por região, por sexo ou setor de compras;

• enriqueça os dados, solicitando que os responsáveis chave preencham as informações que estiverem em branco.

Classifique os clientes

Com a base centralizada, formatada, segmentada e enriquecida, faça a classificação dos clientes. Essa ação depende muito do nicho da organização, mas podemos pegar como exemplo, a classificação por tipos de pagamento, inadimplência, última compra e ticket médio.

Dessa forma, é possível realizar os agrupamentos e filtragens necessárias para que cada setor responsável realize o tratamento correto para o cliente.

Invista em estratégias de pós-venda

Uma ação imprescindível atualmente e ainda muito negligenciada é o pós-venda. Os clientes estão cada dia mais exigentes e nada mais justo do que você oferecer a ele tudo o que precisar. Afinal, é muito mais caro encontrar novos clientes do que manter os antigos.

Defina estratégias efetivas, ligue para receber um feedback do produto recém-comprado ou para fazer uma pesquisa de opinião.

Mas não deixe a equipe de pós-venda, vender nada! O importante aqui é ouvir o cliente. Não se aproveite da situação para oferecer mais alguma coisa ou ficar contando que a organização é a mais linda de todas! Não subestime a clientela!

Dica de ouro: colete somente dados essenciais

Principalmente no primeiro cadastro realizado diretamente com o seu cliente, nunca solicite muitas informações. Capture somente o que é essencial: nome, e-mail, CPF, dois telefones de contato e, no máximo, o endereço. Se for em um formulário online, o nome e o e-mail já bastam.

Tenha em mente: quem tem que alimentar o cadastro de clientes é a empresa. Se você puder colocar na base o histórico de compras do cliente ou adotar uma solução em CRM, você consegue definir ainda mais o perfil do mesmo e o time de vendas poderá ofertar produtos e serviços que tenham a cara do cliente – que o agrade e faça se sentir especial.

Se você quiser se aprofundar mais em vendas, leia nosso post sobre como estimular sua equipe para ter mais produtividade em vendas.