As ferramentas colaborativas são cada dia mais utilizadas em todos os segmentos empresariais. Por serem muito difundidas pela internet, o termo tem se tornado menor do que representa, correndo o risco de perder a importância em virtude de informações falsas ou sistemas inadequados.
Entretanto, algumas dessas plataformas são excelentes e oferecem logo de início uma grande redução de custos, criando uma cultura de interação entre as pessoas e até mesmo entre os setores de uma empresa. Vamos agora descrever o que faz uma boa plataforma colaborativa e as 4 principais vantagens ao utilizar essas ferramentas. Acompanhe!
Utilização das ferramentas colaborativas
O workplace colaborativo — ou ambiente de trabalho colaborativo — tem como conceito ser um esforço conjunto de funcionários ou equipes para realizar determinada tarefa. Em uma empresa, envolve a capacidade de duas ou mais pessoas visualizarem e contribuírem de forma mais produtiva e eficaz.
As ferramentas colaborativas fornecem um espaço de trabalho on-line central, em que os funcionários adicionam seus documentos e arquivos. Como está na nuvem, pode ser acessado por qualquer pessoa que possua autorização para visualizar ou editar os arquivos, o que torna viável, principalmente, a integração entre os departamentos.
Além disso, todas as alterações são sincronizadas instantaneamente, o que significa que os membros da sua equipe visualizam sempre as versões atualizadas. Também é possível atribuir tarefas a diferentes membros, agendar reuniões via chat ou vídeo, economizar em viagens, tarifas telefônicas ou e-mails.
Vantagens das ferramentas colaborativas
Já foi possível identificar alguns benefícios no item anterior, mas vamos detalhar agora as principais vantagens ao utilizar essas ferramentas na empresa.
1. Custos reduzidos
Esse é o maior benefício e possui o maior ROI — retorno sobre o investimento — porque diminui os custos com os parques de servidores, custo do armazenamento de dados, custos com movimentação de equipe em viagens ou reuniões, licenças de software e uso indevido de sistemas.
2. Reforço da cultura do trabalho em equipe
Com a adoção de ferramentas colaborativas e o devido e correto treinamento das pessoas, é possível melhorar o trabalho em equipe, gerando mais eficiência e resultados positivos à empresa e ao bem-estar dos funcionários.
3. Conhecimento valorizado e ampliado
Esse benefício é pouco descrito nas mídias, mas representa um grande ganho à empresa. Os funcionários mais antigos ou mais experientes devem ser incentivados a multiplicar o conhecimento e disseminar as melhores práticas aos novos colaboradores.
4. Acompanhamento gerencial em tempo real
Com a possibilidade de extração on-line de relatórios gerenciais e operacionais, os gestores ganham mais velocidade para a verificação de performance da equipe, alterações no planejamento de um projeto e o auxílio na tomada de decisão.
Características das ferramentas colaborativas
Para que sua organização obtenha todos esses benefícios, é imprescindível escolher a ferramenta que mais se adéque à sua empresa e que possua funcionalidades como:
- interface amigável;
- dados em nuvem;
- controle de gestão de acesso,
- segurança e criptografia dos dados.
Existem diversas plataformas atualmente no mercado de TI, mas uma das mais completas, sem dúvida alguma, é a plataforma G Suite da Google, que além das características acima possui recursos como:
- Hangouts Meet;
- Hangouts Chat;
- total compatibilidade entre os sistemas, como o Office365;
- Google Agenda,
- Google Drive com armazenamento ilimitado — de acordo com o pacote adquirido.
Com a nova era digital, estamos em constante mudança e as demandas de trabalho tornam-se mais complicadas, mas isso é positivo! Basta estarmos prontos para nos adaptar de maneira flexível e utilizar as mais recentes soluções de tecnologia e software disponíveis, que facilitem as tarefas e processos.
Agora que já sabe as vantagens, espero que esteja animado para implantar as ferramentas colaborativas em sua organização. Para se aprofundar ainda mais e ficar sempre por dentro, assine nossa newsletter agora mesmo!
